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Einleitung
Workflows helfen dir dabei, deine Content-Prozesse klar zu strukturieren und effizient zu steuern. Sie definieren, wer wann welche Aufgabe übernimmt – und sorgen so für Transparenz, Verbindlichkeit und Skalierbarkeit im Team.
Erklärung der Funktion
Ein Workflow ist ein festgelegter Ablauf von Aufgaben, die an bestimmte Status gebunden sind. Für jeden Schritt im Content-Prozess wird definiert:
welche Aufgabe zu erledigen ist
wer verantwortlich ist
wann etwas passieren soll
So entsteht ein klar strukturierter Prozess – von der Idee bis zur Veröffentlichung und darüber hinaus.
Wichtige Funktionen von Workflows
Aufgaben je Status definieren
→ klare To-dos pro ProzessschrittZeitsteuerung
→ z. B. automatische Re-Optimierung nach X TagenÜberspringbare Aufgaben
→ für optionale oder flexible InhalteFeedback-Funktion
→ inkl. Kommentar-Loop zur AbstimmungAutomatischer Statuswechsel
→ reduziert manuelle SchritteBenachrichtigungen
→ für wichtige Inhalte oder AufgabenStrenger Modus
→ nur bestimmte Nutzer:innen dürfen Aufgaben sehen oder bearbeiten
Nutzung und Einrichtung
Workflow erstellen
Gehe in die Verwaltung und erstelle einen neuen Workflow
Definiere die einzelnen Status-Schritte
Lege pro Status die passenden Aufgaben fest
Weise Verantwortlichkeiten zu
Beispielhafter Workflow:
Workflow im Content-Ticket nutzen
In jedem Content-Ticket findest du rechts den Bereich „Workflow“:
alle Aufgaben werden chronologisch angezeigt
inklusive Zuständigkeiten und Status
Feedback und Kommentare sind direkt sichtbar
Best Practices für effektive Workflows
Einfach starten
→ bilde zunächst deinen Standardprozess abKlare Verantwortlichkeiten
→ pro Aufgabe idealerweise nur eine PersonUse Cases trennen
→ unterschiedliche Workflows für verschiedene Content-Typen nutzenVorlagen nutzen
→ Workflows duplizieren und anpassenRegelmäßig optimieren
→ Workflows wachsen mit deinem Team und deinen Anforderungen
Warum Workflows so wichtig sind
Gemeinsam mit Typen und Status bilden Workflows das Fundament deiner Content-Prozesse:
Skalierbarkeit: Prozesse lassen sich leicht erweitern
Effizienz: weniger Abstimmung, klare Abläufe
Transparenz: alle sehen den aktuellen Stand
Qualitätssicherung: definierte Schritte sorgen für konsistente Ergebnisse
Abschluss
Workflows machen aus deinem Content-Prozess ein strukturiertes System. Sie helfen dir, Aufgaben klar zu verteilen, Prozesse zu automatisieren und die Zusammenarbeit im Team nachhaltig zu verbessern – die Basis für professionelles Content-Marketing.