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Einleitung
Workflows bilden das Rückgrat des Content-Erstellungsprozesses in contentbird. Sie helfen dir dabei, Inhalte strukturiert von der Idee bis zur Veröffentlichung zu führen und wiederkehrende Abläufe zu automatisieren.
👉 So weiß jedes Teammitglied jederzeit, was zu tun ist, wann es zu tun ist und wer verantwortlich ist.
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow ist ein definierter Prozess, der aus folgenden Elementen besteht:
Status (z. B. Briefing, Erstellung, Freigabe, Veröffentlichung)
Aufgaben innerhalb dieser Status
Zuständigkeiten für jede Aufgabe
Automatisierungen (z. B. Statuswechsel, Benachrichtigungen)
👉 Workflows funktionieren wie Checklisten, die den Fortschritt steuern und transparent machen.
Workflow erstellen
📍 Verwaltung → System → Content → Workflows
Beim Anlegen eines Workflows definierst du:
Workflow-Name
Projekt und Content-Typ(en)
Status-Abfolge
Primären Veröffentlichungsstatus
Wichtig:
Pro Projekt und Content-Typ ist nur ein Workflow möglich
Bestehende Inhalte werden nicht automatisch angepasst
Aufgaben & Automatisierung definieren
Status & Aufgaben
Aufgaben werden einzelnen Status zugeordnet
Reihenfolge per Drag & Drop festlegen
Aufgaben können optional oder verpflichtend sein
Automatisierungen
Automatischer Statuswechsel nach Abschluss von Aufgaben
Benachrichtigungen bei Statusänderungen
Automatische Fälligkeiten (z. B. +1 Tag nach vorheriger Aufgabe)
👉 Ausnahme: Der Status „Veröffentlicht“ wird nicht automatisch gesetzt.
Benutzer & Verantwortlichkeiten
Aufgaben werden einzelnen Personen oder Gruppen zugewiesen
Nur zugewiesene Nutzer:innen können Aufgaben abschließen
Optional: Strenger Modus für klare Zuständigkeiten
Workflow im Content nutzen
Beim Erstellen eines Contents kannst du einen Workflow auswählen.
👉 Nach der Zuweisung kann dieser nicht mehr geändert werden.
So erkennst du einen Workflow:
Icon in der Statusleiste im Ticket
„Workflow“-Button auf der rechten Seite
Arbeiten mit Workflows
Aufgaben werden nacheinander aktiv
Nutzer:innen werden automatisch benachrichtigt
Aufgaben werden nach Abschluss abgehakt
Statuswechsel erfolgt automatisch oder manuell
👉 Ein Rücksprung in vorherige Status ist jederzeit möglich.
Feedback & Zusammenarbeit
Kommentare & @Mentions
Aufgaben können kommentiert werden
@Mentions benachrichtigen automatisch andere Nutzer:innen
Feedback-Schleifen
Änderungswünsche erzeugen neue Aufgaben
Diese werden vor der ursprünglichen Aufgabe eingefügt
Erst nach Abschluss geht der Workflow weiter
Aufgaben flexibel anpassen
(je nach Berechtigung, meist Admin/Manager)
Möglich ist:
Aufgaben hinzufügen oder löschen
Aufgaben optional machen
Titel und Reihenfolge ändern
Fälligkeiten anpassen
👉 Neue zuständige Personen werden automatisch als Abonnenten hinzugefügt.
Benachrichtigungen
Automatische Benachrichtigungen erfolgen bei:
fälligen Aufgaben
Zuständigkeitswechsel
neuen Kommentaren
Erwähnungen (@Mentions)
Vorteile von Workflows
Klare Struktur im Content-Prozess
Eindeutige Verantwortlichkeiten
Automatisierte Abläufe
Transparente Fortschrittsanzeige
Effizientere Teamarbeit
Best Practices
Starte mit einem einfachen Workflow
Definiere klare Verantwortlichkeiten
Nutze Automatisierungen gezielt
Setze optionale Aufgaben sinnvoll ein
Halte Workflows aktuell und flexibel
Fazit
Workflows und Workflow-Automation sorgen in contentbird für strukturierte, transparente und skalierbare Content-Prozesse.
👉 Durch klare Abläufe, definierte Zuständigkeiten und Automatisierungen wird dein gesamter Redaktionsprozess effizienter und weniger fehleranfällig.