#admin #benutzerverwaltung
Einleitung
Benutzergruppen helfen dir dabei, Teams in contentbird effizient zu organisieren und Aufgaben im Workflow gezielt zuzuweisen. Statt einzelne Personen manuell auszuwählen, kannst du mit Gruppen arbeiten und Prozesse deutlich vereinfachen.
Erklärung der Funktion
Benutzergruppen sind Sammlungen von Nutzer:innen, die gemeinsam bestimmten Aufgaben oder Verantwortlichkeiten zugeordnet werden können – vor allem in Workflows.
Typische Beispiele:
Redaktion
SEO-Team
Social Media
Freigabe / Management
Nutzung und Vorgehen
1. Benutzergruppen anlegen
Bevor du Benutzer zuordnen kannst, müssen die Gruppen erstellt werden:
Gehe zu Setup → System → Administration
Lege eine neue Benutzergruppe an
Definiere einen passenden Namen (z. B. „Redaktion“)
Diese Gruppen kannst du später in Workflows verwenden.
2. Benutzer einer Gruppe zuordnen
Die eigentliche Zuordnung erfolgt in den Benutzereinstellungen:
Öffne die Benutzerverwaltung
Wähle den gewünschten Benutzer aus
Gehe zu „Benutzer Details“
Wähle eine oder mehrere Benutzergruppen aus
Der Benutzer ist danach Mitglied in allen ausgewählten Gruppen.
Nutzung im Workflow
Sobald Benutzergruppen definiert sind, kannst du sie in Workflows einsetzen:
Aufgaben werden nicht einer einzelnen Person, sondern einer Gruppe zugewiesen
Mitglieder der Gruppe können die Aufgabe übernehmen
sorgt für mehr Flexibilität und Ausfallsicherheit
Best Practices
Halte Gruppen klar und funktional (z. B. nach Rollen, nicht nach Personen)
Vermeide zu viele Gruppen, um die Übersicht zu behalten
Nutze Gruppen besonders für wiederkehrende Aufgaben im Workflow
Kombiniere Gruppen mit Vertretungsregeln für maximale Flexibilität
Abschluss
Benutzergruppen sind ein wichtiger Baustein für strukturierte Teamarbeit in contentbird. Sie erleichtern die Zuweisung von Aufgaben, machen Workflows flexibler und sorgen dafür, dass dein Content-Prozess auch bei wechselnden Zuständigkeiten stabil bleibt.