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Einleitung
Abwesenheiten sorgen dafür, dass deine Content-Prozesse auch dann reibungslos weiterlaufen, wenn Teammitglieder im Urlaub oder krank sind. Durch automatische Vertretungsregelungen bleiben Workflow-Aufgaben nicht liegen.
Erklärung der Funktion
In contentbird können sich Benutzer:innen für einen bestimmten Zeitraum als abwesend markieren und gleichzeitig eine Vertretung festlegen.
Sobald während dieser Zeit eine Workflow-Aufgabe an die abwesende Person zugewiesen wird:
wird die Aufgabe automatisch an die Vertretung übertragen
der Workflow läuft ohne Unterbrechung weiter
Falls die vertretende Person ebenfalls abwesend ist, wird dies ebenfalls berücksichtigt und entsprechend weitergeleitet.
Nutzung und Vorgehen
Abwesenheit selbst eintragen
Klicke oben rechts auf deine Benutzer-Abkürzung
Wähle „Abwesenheit“ aus
Definiere den Zeitraum deiner Abwesenheit
Lege eine Vertretung fest
Während dieses Zeitraums übernimmt die definierte Person automatisch deine Aufgaben.
Abwesenheiten verwalten (Admin-Funktion)
Wenn Nutzer:innen ihre Abwesenheit nicht selbst eintragen können, gibt es eine zentrale Verwaltung:
Öffne die Benutzerverwaltung
Klicke auf „Abwesenheiten verwalten“
Hier können berechtigte Personen (z. B. mit Personalverwaltungsrechten):
Abwesenheiten erstellen
bestehende Abwesenheiten bearbeiten
laufende Abwesenheiten löschen oder anpassen
Vorteile für den Workflow
Kontinuität: Aufgaben bleiben nicht liegen
Automatisierung: Keine manuelle Umverteilung notwendig
Transparenz: Klar geregelt, wer verantwortlich ist
Flexibilität: Auch komplexe Vertretungsketten werden berücksichtigt
Best Practices
Trage Abwesenheiten frühzeitig ein
Wähle eine Vertretung, die inhaltlich eingebunden ist
Nutze die Funktion regelmäßig im Team, um Engpässe zu vermeiden
Prüfe bei wichtigen Projekten zusätzlich die Workflow-Zuweisungen
Abschluss
Die Abwesenheitsfunktion in contentbird stellt sicher, dass deine Content-Prozesse auch bei Ausfällen stabil bleiben. Durch automatische Vertretungen werden Aufgaben zuverlässig weitergeführt – ohne zusätzlichen Abstimmungsaufwand im Team.